Datenschutzerklärung

Der Schutz eurer personenbezogenen Daten hat für die Clanleitung von Ultima Fraternitas (nachfolgend „UF" oder „wir" genannt) höchste Priorität. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen eurer Mitgliedschaft, eurer Bewerbung, des Trainingsbetriebs, der Nutzung unserer Website sowie unseres Discord-Servers verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und auf welcher Rechtsgrundlage.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

UF befindet sich in der Gründungsphase. Die Eintragung ins Vereinsregister ist für August 2027 geplant. Bis zur Eintragung erfolgt die datenschutzrechtliche Verantwortung durch die Gründungsmitglieder gemeinschaftlich. Diese Datenschutzerklärung wird bei der Vereinsgründung aktualisiert.

Hosting durch Landingsite.ai: Unsere Website ultimafraternitasesports.org wird bei Landingsite.ai gehostet. Beim Besuch der Website werden durch den Hoster automatisch Zugriffsdaten erhoben und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dazu gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der sicheren Bereitstellung und der technischen Stabilität der Website. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Die Serverstandorte des Hosters befinden sich innerhalb der EU.

Keine Analyse-Tools: Diese Website verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies. Es werden ausschließlich technisch notwendige Daten verarbeitet.

Unser primäres Kommunikationstool ist Discord. UF betreibt einen zentralen Discord-Server unter discord.gg/ultima-fra, auf dem Community, eSports und Turniere vereint sind.

Beim Beitritt auf unseren Server verarbeiten wir eure Discord-User-ID, euren Benutzernamen, eure Profilinformationen sowie die von euch selbst bzw. durch unsere Bots zugewiesenen Rollen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Daten sind zwingend erforderlich, um den Serverbetrieb zu verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), die Zuweisung zu Teams und Bereichen zu steuern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahme im Rahmen der Mitgliedschaft) und das automatische Bereinigungssystem nach drei Wochen Inaktivität technisch zu ermöglichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Datenverarbeitung erfolgt primär durch Discord Inc. und unterliegt dessen Datenschutzrichtlinien. Discord ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Auf die Datenverarbeitung durch Discord haben wir keinen direkten Einfluss; für weitergehende Informationen verweisen wir auf die Datenschutzerklärung von Discord Inc.

Für die schnelle, teaminterne Absprache und operative Organisation nutzen wir WhatsApp-Gruppen. Die Teilnahme an diesen Gruppen ist freiwillig und erfolgt ausschließlich auf eigenen Wunsch des jeweiligen Spielers oder Staff-Mitglieds.

Bei freiwilligem Beitritt zu einer WhatsApp-Gruppe wird eure Mobilfunknummer sowie euer bei WhatsApp hinterlegter Profilname und euer Profilbild für die anderen Gruppenmitglieder sichtbar. UF selbst speichert diese Daten nicht gesondert – sie sind ausschließlich innerhalb der WhatsApp-Infrastruktur sichtbar.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eurer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durch den freiwilligen Beitritt zur jeweiligen Gruppe. Diese Einwilligung kann jederzeit durch Verlassen der Gruppe widerrufen werden. Es gelten ergänzend die Datenschutzrichtlinien von WhatsApp Ireland Limited. WhatsApp ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Über unsere Website bieten wir ein Bewerbungsformular an, mit dem Interessierte ihre Bewerbung für Teams oder Staff-Positionen einreichen können. Dabei werden die von euch eingegebenen Daten (Name, Discord-Tag, PSN-ID, Alter, Position, Freitext-Bewerbung) an uns übermittelt und gespeichert.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Kommunikation mit euch auf Grundlage eurer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt und ist durch ein CAPTCHA-System (Cloudflare Turnstile) gegen Missbrauch geschützt.

Speicherdauer: Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsprozesses gespeichert, längstens jedoch für 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens. Daten nicht erfolgreicher Bewerber werden direkt nach Abschluss der Tryout-Phase gelöscht.

Hinweis: Für das CAPTCHA-System Cloudflare Turnstile gelten die Datenschutzbestimmungen von Cloudflare. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Zur Optimierung des sportlichen Betriebs, der Erstellung von Trainingsplänen und der Durchführung von Coachings erfassen und verarbeiten wir leistungsbezogene Daten. Hierzu gehören spielbezogene Statistiken wie KDA, Rundenergebnisse, Match-Aufzeichnungen, Operator-Präferenzen sowie die Trainingsbeteiligung.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur sportlichen Weiterentwicklung des Kaders auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie im Rahmen des mitgliedschaftlichen Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden in internen Listen und Performance-Tabellen strukturiert erfasst und ausschließlich durch die zuständigen Coaches, Team-Captains und die eSports-Leitung eingesehen und ausgewertet.

Vertraulichkeit: Eine Weitergabe dieser Statistiken an clanexterne Personen ist strengstens untersagt. Ausgenommen ist die Übermittlung aggregierter, nicht personenbezogener Teamstatistiken im Rahmen von Liga-Anmeldungen (siehe Abschnitt 7).

Bei einer Anmeldung und Teilnahme an offiziellen eSports-Ligen, Turnieren oder Cups ist die Übermittlung bestimmter Spielerdaten an die jeweiligen externen Ligabetreiber und Veranstalter zwingend erforderlich. Dazu gehören in der Regel eure offiziellen Ingame-IDs, euer Spielername und gegebenenfalls eure Discord-ID, euer Alter sowie eure Plattform.

Rechtsgrundlage: Die Weitergabe erfolgt zur Erfüllung der Teilnahmebedingungen der jeweiligen Liga (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Teilnahme am sportlichen Wettbewerb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es gelten in diesen Fällen ergänzend die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Ligabetreiber. Vor der Anmeldung werdet ihr über die konkret betroffenen Daten und Empfänger informiert.

Wenn ihr euch für eines unserer Teams bewerbt, verarbeiten wir die von euch freiwillig bereitgestellten Daten wie Alter, Ingame-IDs, eure bevorzugten Rollen, euren Rang sowie eure bisherige Teamerfahrung. Diese Daten werden ausschließlich intern von der sportlichen Leitung und den zuständigen Coaches für das Tryout-Verfahren genutzt.

Minderjährige: Für minderjährige Spieler, insbesondere in den Academy- und Nachwuchsstrukturen von UF, ist das schriftliche bzw. nachweisbare Einverständnis der Erziehungsberechtigten zwingende Voraussetzung für die Teilnahme am Spielbetrieb und an Tryouts. Dieses Einverständnis wird dokumentiert und zusammen mit den Bewerbungsdaten gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit Art. 8 DSGVO (Einwilligung Minderjähriger).

UF und dessen Leitung übernehmen keine Aufsichtspflichten, die über den üblichen Rahmen der Moderation auf den vereinseigenen Online-Plattformen hinausgehen.

Eure personenbezogenen Daten werden streng vertraulich behandelt. UF gibt unter keinen Umständen personenbezogene Daten – insbesondere Mobilfunknummern aus WhatsApp-Gruppen, interne Performance-Tabellen oder Bewerbungsdaten – an unbefugte Dritte, Sponsoren, Werbepartner oder sonstige externe Stellen weiter, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe ist für die Teilnahme an Ligen/Turnieren zwingend erforderlich (siehe Abschnitt 7).

Sollten wir in Zukunft Auftragsverarbeiter einsetzen (z. B. für Turnier-Management-Software), werden wir diese sorgfältig auswählen und entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abschließen.

Wir speichern eure personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Organisation des Clans, den Trainingsbetrieb und den Spielbetrieb erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Solltet ihr den Clan verlassen, durch das automatisierte Inaktivitätssystem vom Discord-Server entfernt werden oder aus einer WhatsApp-Gruppe austreten, werden all eure personenbezogenen, spielbezogenen und administrativen Daten nach einer Frist von 14 Tagen automatisch und unwiderruflich gelöscht. Hiervon ausgenommen sind Daten, die zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Rechtsverfolgung erforderlich sind.

Wiedereintritt: Sollte zu einem späteren Zeitpunkt ein Wiedereintritt in den Clan erfolgen, können diese Daten nicht wiederhergestellt werden. Ein zurückkehrender Spieler beginnt auf allen administrativen, sportlichen und statistischen Ebenen wieder vollständig bei null.

Ihr habt jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung eurer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Unentgeltliche Auskunft über die zu eurer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung eurer Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung eurer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen Format.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeitiger Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in eurem Aufenthaltsmitgliedstaat oder am Sitz von UF.

Zur Ausübung dieser Rechte könnt ihr euch jederzeit an die Clanleitung wenden (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1). Wir werden eure Anfrage unverzüglich, spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat, bearbeiten.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten abzubilden – insbesondere im Hinblick auf die geplante Vereinsgründung im August 2027. Für euren erneuten Besuch bzw. eure fortgesetzte Mitgliedschaft gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Änderungen werden auf der Website veröffentlicht und über die offiziellen UF-Info-Kanäle auf Discord bekannt gegeben.